できるビジネスマンの時間管理方法!余裕があるスケジュールが組めて良い仕事ができる|すぐに実践できる4つのコツ

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仕事にも慣れて

仕事ができるようになると、色々な仕事を頼まれるようになりますが
時間管理 スケジュールの立て方でいつも時間がない、時間に追い込まれて悩んでいませんか?

私も、以前はいつも時間がなく仕事や作業にドンドン追い込まれて余裕がなく失敗ばかりしてました。
時間管理 スケジュールの立て方がどうにもうまくいかず、詰め込み過ぎて悩み、憂鬱な気分になったりしていましたが、

ここでご紹介するすぐに実践できる4つのコツを使えば、
簡単に余裕があるスケジュールができて余裕が生まれ 良い仕事ができるようになりました

 

できるビジネスマンのスケジュールのたてかた

 

 色々な仕事を受けていくうちに 締め切りに追い込まれることがありましたが
余裕があるスケジュールを立てることにより、心にも余裕が生まれるとともに仕事の質もあがり、評価も上がりました

簡単にできるコツなので、ぜひ試してみてください。

 

 

 

☆頭がいい人のスケジュールのたてかた

●頭がいい人のスケジュール帳の秘密→先のスケジュールを視界にいれる。
 
 
「今週の金曜日一杯やりませんか?」と誘われたとき
スケジュール帳の金曜日が空いていたので、ついうっかり快諾してしまうと
 
次のページ、次週の火曜日に仕事の締め切りがひかえていることに気づき、
慌ててキャンセルの電話をいれることになる。。。。 こんなことありませんか?
 
 そんなドタキャンやブッキングを避けるためには
二ヶ月単位のスケジュールが、ひと目で見渡せるスケジュール表が良いです。
 
ビジネスマンのなかには、同時に三つ以上の企画を動かしている人が多いので
 
 
そのすべての兼ね合いをひと目で見渡せる「二ヶ月単位のスケジュール表」がベストです。
 
三本、四本の企画を同時進行させるうえで、
時間と精力の配分をうまくアンバイしていくことにつながります。
 
二ヶ月単位でスケジュールをたてると全体が見渡せるため
計画的にオフがつくりやすくなります。
 
酒やデートの約束をあわててドタキャンするということもなくなります。
 
 
★ 先のスケジュールを視界に入れる
 
 
できる人 できるビジネスマンのスケジュールの立て方
 
 

● スマホのアプリもいいけど

 
スマホに入っているアプリも便利ですが、
パッと見て一目でわかるスケジュール帳は仕事の進捗や
全体の予定感がわかるので やはり便利です。
 
 
 
 

☆期限内でよい仕事をする方法

 

●期限内で良い仕事をする「スケジュール術」とは→スケジュールは悲観的に
 
 
スケジュール表が完璧に仕上がっても、それを実行に移すことができなければ何の意味もないです
 
人は今
今日やると決めたことは実行できても
三日後にやると決めたことは、なかなか実現できないものです。
 
もし、計画てを計画どおりに実行する自信がないなら「今日やれることをやれる限りやる」
とか「やれるときにやれる限りのことをやっておく」とかの原始的な方式で臨んだほうが危険が少ないです。
 
しかし、そんな無計画性は同時に多くの仕事をこなすビジネスマンにとっては、きわめて
不都合であり、非効率です。
 
 
長期計画を立てつつ、同時に計画の狂いに対処できる方法というと
「十日の予定を五日しかないと仮定して作業を割り振る」とよいでしょう。
 
作業をしていると不測の事態に陥るときもあり
不測の事態に備えて、締め切りの半分くらいの日数を目標にするとよいです。
 
 
机上の計画表では、仕事に使える日が十日あるとしても、実際は五日くらいしかない
仕事を締め切りまで間に合わせるためにはそんな「悲観的な見方」も必要になります。
 
 
★ スケジュールは悲観的に。取り組む
 
 
 
悲観的に取り組む ビジネス時間術
 
 
 

● 前倒しにするためにゲーム性をもたせる

 
とにかく前倒しにすると余裕が生まれて 
トラブルなどの対応もスムーズにできます。
 
 
余裕があるとペースを落としてしまうのしょうがないですが
 
そこで、 この仕事は今日終わらせて うまいビールを飲もう!とか
 
あと 1時間だけ集中して 区切りがいいところまでやろう!
 
1時間以内でできたら 勝ち、
1時間以上かかったら 負け  など 自分ルールを作り、
ゲーム性を持たせると 集中してできます。
 
 
★ ゲーム性をもたせて集中して余裕を生む
 
 
 
 
 
 
 

☆できる人はなぜ時間に余裕があるのか?

●不測の事態に備えて「隠し時間」をもつ
 
近親者突然の訃報、災害、部下の起こしたトラブル、上司からの緊急命令、
自分の事故・病気など、日々の生活では予定外の出来事が起きないことのほうが珍しいです。
 
 
「早めのスケジュール」の上に
一週間のうち半日分を「何もしない予備時間」として確保しておくと良いでしょう。
一週間のうち三時間でもいいです。
 
 
うまく計画どおりに進めば、その時間は映画でも観ることができます。
そんな時間を確保してしまうのです。
 
 
二ヶ月単位のスケジュール表のなかに、その時間を設定すると
スケジュールのなかで、「予備の時間」は四日分あることになります。
(三時間なら二日分)これはちょっとした時間になります。
 
不測の事態が波状攻撃してこないかぎり、
たいがいのことは対処できそうな時間といっていいでしょう。
 
「週に半日の空白時間」をつくるだけでなんとなくノビができる気分になるのだから
精神的にもかなりラクになれます。
 
 
★「予備の時間」で心に余裕をもつ
 
できる人の時間の余裕
 
 
● 余裕の時間でステップアップ
 
「週に半日の空白時間」をつくるだけで自分の好きなことに使えという ご褒美効果もあり
普段の仕事にも集中できるようになります。
 
 
半日あれば 映画をみたり、読書したり リフレッシュをすることもでき、
 
また、ちょっとしたセミナー や インプットの時間にも使えるので
自分自身のスキルアップやステップアップにも使えます。
 
そうやって考えると ワクワクしてきて 仕事への意欲、挑戦心が湧いてきますよね♪
 
 
 
 
 
 
 

●会議などの「まとまった時間」をどう確保すればいいか

「うしろのない時間」をあてる
 
 
 

一連の講義が途中でタイムアップになったあとの再開の手間取りや、
仕事が中断したあとの記憶の呼び戻しの困難を
「中断シンドローム」とよび
「仕事をするうえでのもっとも重要なのは、
中断しないひとまとまりの時間を確保することだ」と強調しています
 

ビジネスマンは
その「ひとまとまりの時間」をどうやって確保したらいいのか?
 

個人の仕事としては、早朝出社する、喫茶店に逃げ込むなどの手が考えられますが
会議など集団での仕事なら「うしろのない時間」をあてるのも一つの方法です
 

つまり
会議後には遅い夕食をとったり飲みにいったりするしかない夕方の時間帯に会議を設定するのです。

  

その時間帯なら、会議が中断することもないし
会議のあとは勢いで何人かは夕食か飲み会に流れ白熱した論議も期待できます。
 
 
 

 

★ 「うしろのない時間」をあてる
 
 

 

できるビジネスマン 会議の時間
 
 

● 情報の共有化で会議の効率化を図る。

 
会議での時間の無駄を省くために情報共有化をしましょう。
 
会議の場にきて 会議のレジュメをみて 内容を知り
内容に関する情報や意見をその場で集めて・・・
 
とやっていたら 時間が無駄に過ぎてしまい、正しい判断や結論がなかなか出てきません。
 
 
大抵の場合、資料やレジュメ、内容は前日までに決まっているので
締め切りを会議数日前に設定して
 
資料、レジュメ、内容は会議前までに目を通してもらい
会議中に話すことは補足と意見交換をすることに集中すれば
 
会議の時間も短縮でき、内容の濃い会議ができます。
 
 
★ 会議の内容は会議前に共有化する
 
 
 参考:「頭がいい人の習慣術」 小泉十三 著 (河出書房新社)
 
 

【まとめ】

 
ここでご紹介した すぐに実践できる4つのコツを使えば、
簡単に余裕があるスケジュールができて余裕が生まれ 質の良い仕事ができるようになります。
 
 
余裕が生まれる時間管理術
 
 
 

☆頭がいい人のスケジュールのたてかた

 

 ●頭がいい人のスケジュール帳の秘密→先のスケジュールを視界にいれる。
 
 そのすべての兼ね合いをひと目で見渡せる「二ヶ月単位のスケジュール表」がベストです。
 
二ヶ月単位でスケジュールをたてると全体が見渡せるため
計画的にオフがつくりやすくなります。
酒やデートの約束をあわててドタキャンするということもなくなります。
★ 先のスケジュールを視界に入れる
 

● スマホのアプリもいいけど

スマホに入っているアプリも便利ですが、
パッと見て一目でわかるスケジュール帳は仕事の進捗や
全体の予定感がわかるので やはり便利です
 
 
 

☆期限内でよい仕事をする方法

●期限内で良い仕事をする「スケジュール術」とは→スケジュールは悲観的に

 

スケジュール表が完璧に仕上がっても、それを実行に移すことができなければ何の意味もないです
 
人は今
今日やると決めたことは実行できても
三日後にやると決めたことは、なかなか実現できないものです。
 
 
机上の計画表では、仕事に使える日が十日あるとしても、実際は五日くらいしかない
仕事を締め切りまで間に合わせるためにはそんな「悲観的な見方」も必要になります。
 
 
 
★ スケジュールは悲観的に。取り組む
 
 

● 前倒しにするためにゲーム性をもたせる

 
 
余裕があるとペースを落としてしまうのしょうがないですが
そこで、 この仕事は今日終わらせて うまいビールを飲もう!とか
あと 1時間だけ集中して 区切りがいいところまでやろう!
 
とゲーム性を持たせると 集中してできます。
★ ゲーム性をもたせて集中して余裕を生む
 
 
 
 

☆できる人はなぜ時間に余裕があるのか?

●不測の事態に備えて「隠し時間」をもつ

 

「早めのスケジュール」の上に
一週間のうち半日分を「何もしない予備時間」として確保しておくと良いでしょう。
一週間のうち三時間でもいいです。
 
不測の事態が波状攻撃してこないかぎり、
たいがいのことは対処できそうな時間といっていいでしょう。
 
★「予備の時間」で心に余裕をもつ
 
 

●会議などの「まとまった時間」をどう確保すればいいか

「うしろのない時間」をあてる
 
「ひとまとまりの時間」をどうやって確保したらいいのか?
 
個人の仕事としては、早朝出社する、喫茶店に逃げ込むなどの手が考えられますが
会議など集団での仕事なら「うしろのない時間」をあてるのも一つの方法です
つまり
会議後には遅い夕食をとったり飲みにいったりするしかない夕方の時間帯に会議を設定するのです。
 
 
★ 「うしろのない時間」をあてる
 
 

● 情報の共有化で会議の効率化を図る。

 
大抵の場合、資料やレジュメ、内容は前日までに決まっているので
締め切りを会議数日前に設定して
資料、レジュメ、内容は会議前までに目を通してもらい
会議中に話すことは補足と意見交換をすることに集中すれば
会議の時間も短縮でき、内容の濃い会議ができます。
★ 会議の内容は会議前に共有化する
 
 
 
ここでご紹介した すぐに実践できる4つのコツを使えば、
簡単に余裕があるスケジュールができて余裕が生まれ 質の良い仕事ができるようになります。
ぜひ、試してください!
 
 
 
 
 

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